Sua empresa já faz Gestão de Processos? Se sua resposta foi “sim”, parabéns! A companhia está no caminho certo e, com certeza, bons resultados estão sendo gerados!

Mas não desanime se a resposta foi “não”. Para muitos, a simples menção do nome Gestão de Processos ainda é assustadora. A causa disso é, muitas vezes, o desconhecimento.

O fato é que estamos vivendo uma verdadeira “era da gestão” nos negócios. Gestão de pessoas, dinheiro, informação… Para todos os setores a cada dia surgem novas técnicas e ferramentas que auxiliam os controles e a administração.

A Gestão de Processos não só faz parte desta era, como se destaca como sendo uma das práticas que trazem maior resultado para as empresas. Ao unir pessoas, sistemas e processos, ela uniformiza o trabalho, aumenta a eficiência e, sobretudo, a eficácia. Por isso é cada vez mais utilizada.

O que é Gestão de Processos?

Antes de qualquer coisa é preciso saber que existem vários sinônimos para Gestão de Processos:

  • Gestão de Processos de Negócios;
  • Gerenciamento de Processos de Negócios;
  • BPM, sigla em inglês para Business Process Management, cujo significado em português é o mesmo do item acima.

Todos representam a mesma coisa. Como explica de forma simples Gart Capote, autor de vários livros sobre o tema:

Uma maneira de melhorar a forma como os negócios das organizações são realizados e administrados.

Indo um pouco mais fundo, ainda segundo o autor, a definição seria: uma prática para “identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócios, automatizados ou não”.

A meta é alcançar resultados consistentes, alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Em muitos casos, para isso, são necessárias ferramentas de automação, os chamados BPMS, ou softwares para BPM.

O conceito de Gestão de Processos nasceu há pouco mais de uma década nos Estados Unidos, por isso ainda está ganhando espaço no mercado brasileiro.

Como usar a Gestão de Processos?

Na prática, Gestão de Processos – ou BPM para ficar mais curto – significa mapear tudo o que acontece dentro da empresa, em todos os seus setores, registrar o que são estes processos e depois melhorá-los e controlá-los com o uso de ferramentas.

Ao mesmo tempo em que tudo passa a ser controlado, a informação gerada em cada setor deve ser disseminada de forma estratégica, alinhando todas as áreas da empresa. Claro, desde que a organização esteja madura o suficiente para implantar a prática em todos os seus setores ao mesmo tempo. Caso contrário, é um trabalho de etapas.

É uma tarefa que pode ser gigantesca. Por isso é preciso que haja uma grande integração entre e departamento de Tecnologia da Informação (TI) da empresa com a área de negócios.

É desta união entre estratégia e tecnologia que nasce a gestão.

Pense por um momento no modelo tradicional de administração, no qual uma companhia é dividida em vários departamentos, cada um com suas “regras” próprias.

Quantos problemas de comunicação, perda de tempo e processos que não estão alinhados com os objetivos da empresa acontecem por causa desta “setorização” das coisas?

Felizmente, atualmente as empresas caminham para modelos nos quais as atividades não são realizadas apenas por um departamento ou grupo de pessoas, mas sim por vários setores juntos ou equipes de funcionários destacadas para uma tarefa.

A prática do BPM auxilia a eliminar os processos repetitivos que existem no modelo setorizado ao mesmo tempo em que facilita a visualização “do todo”.

Saiba se você precisa de BPM

Para saber até que ponto sua empresa precisa implantar uma Gestão de Processos, responda algumas perguntas:

  • Os processos internos utilizam e-mail e planilhas de Excel? O que acontece quando uma pessoa está em férias?
  • Há controle de aprovação e auditoria destes processos?
  • Já tiveram prejuízo por ações pagas indevidamente, mal executadasou não avaliadas?
  • Como são consolidados e apresentados os resultados das ações?
  • Os KPIs são gerados em ferramentas diferentes? Todos têm acesso a eles?

Veja que são perguntas simples, mas que tocam em alguns pontos essenciais, como comunicação interna, auditoria e controle de dados e verba.

Caso algumas de suas respostas tenham ficado no ar, é sinal de que uma ferramenta de gestão seja o que a sua empresa precisa.

Gestão de Processos é um diferencial competitivo

Houve um tempo no qual as empresas competiam para ter o melhor produto ou o melhor preço. Hoje, há uma igualdade muito entre as fábricas e o produto não é mais o grande diferencial.

O foco está no cliente, em como ele percebe a empresa, como é atendido e que tipo de relacionamento possui com ela. Neste aspecto, as empresas que adotam o BPM levam vantagem porque – como possuem seus setores trabalhando de forma integrada – seus processos, discursos e abordagens são uniformes.

Isso passa segurança para o cliente, que sente que está lidando com uma empresa séria e focada em atendê-lo.

A plataforma Trade Marketing Force possui uma ferramenta de BPM entre suas funcionalidades. Trata-se de um gestor de processos ligados ao Trade Marketing que pode ser configurado especificamente para atender as necessidades de gerenciamento de empresas de qualquer tamanho e que atue em diversos tipos de setor. Conheça o site da TMF e confira estas e outras funcionalidades.

O que acha do conceito de Gestão de Processos? Se já pratica, como ele mudou a sua empresa? Deixe seus comentários abaixo!

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Até a próxima!

Sobre o autor
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Diretor executivo - CEO
Criador do Trade Marketing Force, o portal de gestão mais completo do mercado

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