Ao contratar um sistema de uso interno qualquer empresa pensa estar resolvendo todos os seus problemas. Afinal, na teoria, todos os funcionários trabalharem na mesma plataforma é um fator positivo, que padroniza processos e agiliza a comunicação.

Na prática nem sempre é assim.

Adotar um sistema para ser “standard” na companhia pode realmente ser bom para a uniformização do trabalho interno, para as equipes que trabalham em seus escritórios e se relacionam apenas com outras pessoas dentro da própria empresa.

Para as áreas que mantêm contato externo, como o comercial e outros funcionários ligados à empresa que atuam no campo, como representantes e promotores, o sistema de uso interno pode ser um entrave.

O Trade Marketing é um departamento que nasceu para integrar áreas e isso significa atuar não apenas dentro da empresa, mas fora também. Não é raro que o desempenho desta área seja afetado pela adoção de um sistema padrão.

Isso acontece na sua empresa?

Sistema standard: o mito da solução para tudo

Como mencionei acima, não há nada de errado na adoção de um sistema de uso interno único. Muitas empresas utilizam o Office ou o SAP, para citar apenas dois exemplos, com bastante sucesso.

“O equívoco está em acreditar que possuir um sistema de uso interno é suficiente para resolver todos os problemas da empresa”

O fluxo interno das informações pode até ser bom, mas e quando essa informação precisa sair da empresa? Sim, porque em algum momento, seja para uma negociação ou para manter o time ciente de alguma coisa, a informação precisa ser passada externamente.

Quando uma empresa possui um sistema de uso interno e fica diante dessa situação, geralmente, a solução buscada é o uso de alguma ferramenta “extra” que faça o serviço. E-mails e aplicativos de mensagens são as mais comuns hoje em dia.

De repente o que era para ser uma solução se torna algo que atrapalha e obriga o colaborador a criar soluções – nem sempre seguras – para fazer o seu trabalho.

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Riscos e desvantagens do sistema de uso interno

Além da pouca segurança que o uso de um método alternativo de comunicação proporciona, há também a falta de registro. Sim, porque mesmo que exista um e-mail ou mensagem enviada, nada garante que o documento não foi apagado ou mesmo se perdeu em meio a tantos outros.

É só fazer um teste: peça para algum colaborador ou parceiro externo recuperar um e-mail que enviou o ano passado para você. São poucos aqueles que vão conseguir encontrar o e-mail.

Existem outras desvantagens:

Geralmente, o sistema é grande e complexo e a TI da empresa não tem a capacidade de atender a demanda do time interno. Há pouca instrução de uso e suporte. Muita gente acaba tendo uma ferramenta poderosa na mão, mas sem saber usá-la.

A assinatura é feita por usuário. Se há a necessidade de uma campanha de incentivo para um representante ou cliente, por exemplo, é necessário criar um acesso para essa pessoa na ponta e isso significa mais custo.

É preciso fazer uma avaliação criteriosa na hora de contratar uma ferramenta que será standard na companhia e saber se vai haver suporte interno suficiente e agilidade necessária para entregar o resultado real na ponta – caso seja necessário.

O Trade requer um sistema que olhe para o relacionamento

A cadeia de relacionamentos de quem trabalha no departamento de Trade Marketing é vasta e não é só interna. Ao contrário, é na grande maioria externa, envolve outras empresas, parceiros e, às vezes, terceirizados.

Imagine como difícil, pouco prático e arriscado se comunicar com cada um deles de um jeito diferente por falta de um sistema que permita isso.

Para o Trade é fundamental contar com uma ferramenta que proporcione a saída da informação de forma segura da empresa. E o uso das plataformas internas não atende a necessidade de informar o pessoal no campo.

Como isso funciona na sua empresa? Existe um sistema único fechado que obriga a busca por soluções alternativas? Se essa for a situação, acesse o site da Trade Marketing Force e conheça mais sobre a ferramenta que é a mais completa plataforma de gestão de Trade Marketing do país.

É uma solução que equilibra a necessidade de administração interna do trabalho do departamento, com todas as ferramentas que são necessárias para acompanhar as execuções no ponto de venda e o trabalho dos times de campo em geral.

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Até a próxima semana!

Sobre o autor
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Diretor executivo - CEO
Criador do Trade Marketing Force, o portal de gestão mais completo do mercado

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