Existem, basicamente, duas maneiras de entender o termo estoque virtual. Uma delas é como uma técnica de controle de estoque que utiliza sistemas que permitem saber quanto de material está armazenado.

Outra, é como problema. Neste caso, ter um estoque virtual que não representa exatamente o que a empresa tem disponível para vender pode ser o “calcanhar de Aquiles” da organização porque, em algum momento, o cliente vai pedir por algo que não pode ser entregue.

Mesmo com dois sentidos distintos, o tema envolve o controle eficiente do estoque, que é um desafio para empresas de todos os portes no mundo todo.

Em teoria, é um processo que parece fácil: administrar quantidades de matéria prima ou produtos armazenados. Mas dependendo do segmento de atuação da companhia, do seu tamanho e área de atuação, esta gestão pode se tornar altamente complexa.

O fato é que, quem produz algum bem de consumo, precisa ter este controle para, entre outras coisas, evitar a ruptura no ponto de venda.

Como é feito o controle do estoque na sua empresa?

O estoque virtual como ferramenta de controle

Vamos analisar primeiro a necessidade de se realizar um bom controle de estoque. O estoque é como um cofre onde se guarda valores. Tudo o que está armazenado pode ser vendido então representa dinheiro para a companhia.

Controlar estes bens não quer dizer apenas guardá-los em um lugar ou saber as quantidades de cada um. Isso é o básico. É preciso também:

  • Poder identificar e quantificar as variações dos itens (cor, modelo, sabor, etc.);
  • Controlar prazos de validade (no caso de produtos perecíveis);
  • Registrar todas as entradas e saídas do estoque;
  • Identificar quem são os responsáveis por entrar e sair com produtos;
  • Realizar inventários rotativos de produtos (contagens diárias de alguns itens aleatórios feitas para identificar se a quantidade guardada está correta ou há algum problema).

É possível fazer tudo isso na mão? É, mas demora um tempo muito grande e envolve um grande número de pessoas, processos e arquivos. Antigamente era a única forma.

Hoje, com códigos de barras é muito simples escanear um item e identificá-lo desde que exista um cadastro. O segredo é utilizar um sistema que possa armazenar dados deste estoque e manter tudo atualizado.

Um estoque virtual bem controlado é importante para empresas que lidam com apenas um parceiro de distribuição ou vendem direto em uma loja, mas é fundamental para organizações maiores que possuem vários intermediários ou utilizam muitos canais de venda.

Pense que qualquer diferença entre o que está no sistema e o que realmente está armazenado significa prejuízo pois é uma venda que não vai acontecer.

Quando o estoque virtual é um problema

O estoque virtual entendido como um problema se refere à diferença citada no parágrafo anterior. O funcionário da empresa vai buscar um item que o sistema diz estar estocado e não o encontra.

É quase como uma ruptura interna. Isso pode acontecer por algumas razões:

  • Erro no registro de entrada do item;
  • Erro na saída. Quando o produto é vendido e não é dada baixa no estoque;
  • Utilização de produtos por outros departamentos sem o registro;
  • Quebras. Quando o produto é avariado ou inutilizado durante o processo de armazenamento ou transporte;
  • Furtos.

Neste caso, o grande problema é não haver produto para colocar no ponto de venda. Ou seja, o cliente ou vai procurar pelo item do concorrente ou simplesmente deixar a loja e procurar algum outro lugar para comprar. É uma situação que não é boa para ninguém.

Ter um estoque virtual é cada vez mais uma necessidade

Não há dúvida que utilizar um sistema é melhor maneira de controlar o estoque. É mais fácil, rápido e seguro. A dinâmica de avanço das empresas no mercado através do uso da tecnologia tem mostrado isso.

Aquelas que não adotarem formas ágeis de controle e gestão dos seus processos tendem a se tornar menos competitivas.

Hoje, a tendência do omnichannel, praticamente, exige um controle rígido de estoque. Imagine que a empresa realiza suas vendas em diferentes canais integrados o tempo todo: loja física, site, aplicativo… Se não houver uma gestão segura do que há disponível, do que saiu e do que está entrando, o negócio não funciona.

Outra prática moderna que exige o mesmo é o drop shipping, ou estoque na fonte, quando um varejista ou revendedor não possui um estoque, mas realiza a venda do produto que vai ser entregue diretamente pelo fornecedor.

Neste caso, o fornecedor, seja ele o próprio fabricante, distribuidor ou atacadista precisa ter os dados do seu estoque em dia e atualizados constantemente para evitar furos.

Os e-commerces também estão nesse barco e não podem falhar colocando um produto a venda online sem tê-lo para entrega.

Então veja que, ao falarmos de estoque virtual, estamos pensando em controle automatizado para evitar a falta de produto no PDV. Seja ele físico ou virtual. É um tema que precisa da total atenção da empresa pois envolve sua credibilidade perante o cliente. Concorda?

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Sobre o autor
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Diretor executivo - CEO
Criador do Trade Marketing Force, o portal de gestão mais completo do mercado

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