A ideia de que o gerenciamento das atividades dos promotores exige um roteiro fixo pré-estabelecido é muito difundida, mas não é totalmente correta.

É possível estabelecer uma rotina de execuções e monitorar a atuação do time no campo sem correr o risco de engessar o trabalho com um roteiro fixo.

Para isso é preciso focar mais no que precisa ser realizado, do que no processo que como o trabalho vai ser feito. Afinal, a execução no PDV é o principal objetivo.

Você já parou para pensar que sua preocupação com seus processos internos de gestão da equipe não pode ser maior do que a sua preocupação com um atendimento perfeito ao cliente?

O roteiro fixo pode ser uma boa maneira de controlar o seu pessoal, mas nem sempre é garantia de que o trabalho será realizado no seu cliente.

De onde vem a ideia de roteirização?

A roteirização nasceu como forma de melhorar o desempenho da equipe externa através de uma organização dos pontos a serem visitados.

A ideia era otimizar os deslocamentos para reduzir os custos e o gasto de tempo com transporte, avaliar a logística da operação e – claro – monitorar o trabalho dos promotores.

Com a popularização do GPS a roteirização se tornou bastante precisa em determinar as exatas localizações dos profissionais e também para estipular trajetos até os PDVs.

Aí entra a questão do roteiro fixo. Com a tecnologia permitindo tanto controle, a ideia de pré-estabelecer o que o promotor vai fazer – sem a possibilidade de alterações – acabou deixando o processo rígido demais.

Sabe aquele jogador de futebol que faz apenas uma função no campo? Só uma.

Por mais que ele a desempenhe com perfeição, acaba sendo menos útil – quando se pensa na competição como um todo e não apenas em um jogo único – do que aquele outro que pode jogar em duas posições ou em outras áreas do campo caso o treinador precise. Entende?

O problema do roteiro fixo

É claro que saber como o promotor vai chegar até o ponto de venda, que tipo de transporte usa ou ainda se ele vai atender locais mais próximos de onde mora, por exemplo, é importante.

É uma questão de logística: proporcionar recursos e informações que possibilitem a realização de uma atividade de forma eficiente.

Ter um roteiro fixo pode funcionar bem quando há um contrato estabelecido com o cliente e é preciso mantem uma rotina constante de atendimento.

Acontece com lojas que possuem promotores fixos. Neste caso não há segredo, o profissional precisa fazer sua execução com regularidade e ponto.

Mas quando não há esta rotina obrigatória o trabalho do promotor pode variar e manter um roteiro fixo ao invés de agilizar pode amarrar o processo atrapalhando a execução.

Imagine que o Augusto, promotor que tem no seu roteiro do dia a visita a 4 estabelecimentos, mas se depara em um deles com um problema interno que possibilita sua execução.

Na mesma região fica um outro PDV que ele poderia visitar no tempo que ficou livre, mas como seu roteiro é fixo, Augusto tem que cumprir a ordem pré-estabelecida e não pode ir até lá.

Agora pense que os trajetos do Augusto podem sofrer interferência das condições do trânsito e do clima. Ou ainda, ele pode adoecer ou ter algum problema pessoal. Como fica o cliente que precisava da presença deste promotor na sua ausência?

Uma gestão muito fechada através de aplicativos ou de um roteiro travado pode gerar entraves. É preciso haver agilidade!

A opção é um controle mais flexível

Imagine que você possua um promotor com a responsabilidade de atender os mesmos 4 clientes do Augusto, mas possa contar com ele caso seja necessária uma mudança de planos no meio do dia. Não seria melhor?

Isso é possível se, ao invés de um roteiro fixo, você trabalhar com uma agenda que possa ser acessada via smartphone e a carteirização de clientes por promotor. Cada profissional fica responsável por atender X clientes por dia, mas sabendo que a ordem da visita pode mudar, ou ainda, que pode receber a ajuda de algum colega caso seja necessário.

Ao mesmo tempo, também sabe que pode vir a atender algum cliente que não estava na agenda em caso de uma emergência.

Ou seja, é como ter um profissional sempre pronto para:

  1. Atender as necessidades dos clientes;
  2. Superar problemas e inconvenientes fora do seu controle que surjam durante o dia.

Mas e quem vai controlar essa agenda? Você pode estar se perguntando. Veja bem, alguém no back office precisa controlar o trabalho da equipe nas duas situações. Um coordenador, na maioria dos casos.

A diferença é que ao invés de dedicar seu tempo para criar e estabelecer roteiros fixos ele vai trabalhar com uma agenda flexível que oriente as ações.

Não é uma função estática, pois requer noção de tudo o que está acontecendo, mas é um gerenciamento dinâmico que pode servir os interesses do cliente com mais eficiência.

Além disso há a questão humana. O promotor deixa de ser um profissional “automatizado”, que apenas segue as instruções de um aplicativo, para se tornar alguém em constante contato com a gestão, que pode trocar informações e também propor soluções.

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Até a semana que vem!

Sobre o autor
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Diretor executivo - CEO
Criador do Trade Marketing Force, o portal de gestão mais completo do mercado

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