Gestão de processos: 8 benefícios de usar uma plataforma

A gestão de processos é uma das funções mais importantes e utilizadas pelos clientes da Trade Marketing Force – TMF, a mais completa plataforma de gestão de Trade do Brasil.

O sucesso da ferramenta está diretamente ligado a descoberta – ao longo dos últimos anos – pelas empresas e seus gestores da importância da gestão de processos para que todas as áreas da organização funcionem de forma eficiente e respeitando a mesma diretriz.

Também chamada de BPM, sigla em inglês para Business Process Management, que quer dizer Gerenciamento de Processos de Negócios, a gestão de processos, de forma simples, segundo Gart Capote – consultor e autor de vários livros sobre o tema – é uma maneira de “melhorar a forma como os negócios das organizações são realizados e administrados”.

Na prática, como já escrevi em um artigo aqui no blog:

“Significa mapear tudo o que acontece dentro da empresa, em todos os seus setores, registrar o que são estes processos e depois melhorá-los e controlá-los com o uso de ferramentas”.

Em princípio pode parecer uma tarefa difícil de ser colocada em prática, mas essa percepção não deve impedir a implantação do BPM na sua empresa. Quanto antes melhor.

A seguir vamos entender porque e conferir 8 benefícios do seu uso através de uma plataforma de gestão.

Como saber se sua empresa precisa de gestão de processos?

Não seria exagero dizer que todas as empresas precisam ter uma forma organizada de gerenciar seus processos. Mas se você responder positivamente pelo menos duas das perguntas a seguir, com certeza precisa pensar seriamente no assunto:

• Seus processos internos são controlados por planilhas eletrônicas e comunicados por e-mail?
• A aprovação e auditoria dos processos exige a utilização de mais de um sistema e consome um tempo considerável?
• Existe histórico de perda de dados de ações realizadas ou mesmo de falta de avaliação das mesmas?
• Os KPIs analisados pela gestão são gerados e armazenados em ferramentas diferentes e demandam tempo para serem consolidados?

Benefícios da gestão de processos na plataforma

Implantar o BPM na empresa permite enxergar o funcionamento da organização como um todo e torná-la mais enxuta e objetiva.

Isso traz redução de perdas, aumento de produtividade e melhora na entrega para o cliente uma vez que todos os setores atuam em conjunto para aprimorar o produto ou serviço oferecido.

A utilização de uma plataforma de gestão para aplicar o gerenciamento garante:

1 – Registro seguro dos dados

Todos as informações sobre os processos das diferentes áreas das empresas ficam armazenadas em um único sistema, garantindo segurança e facilidade de acesso para quem faz a gestão.

2 – Auditoria dos dados e do processo

Uma vez guardados em segurança, os dados permitem auditoria a qualquer momento, com a possibilidade do acrescimento de comentários e feedbacks que ajudam a melhorar o processo.

3 – Definição de papéis e assinaturas

Saber quem é o responsável pelo processo é fundamental para que haja um acompanhamento preciso das ações. Isso é possível na plataforma.

4 – Adição de terceiros

É possível adicionar terceiros e outros usuários no processo e fazer com que eles sejam gerenciados dentro da ferramenta.

5 – Integração com outros sistemas

Sistemas de ERP, SAP, entre outros, podem ser integrados facilitando a comunicação dos dados e os processos de auditoria.

6 – Notificações

Todos os envolvidos nos processos podem ser avisados/lembrados de atividades que precisam ser executadas. Com isso acaba a dependência do e-mail e outros métodos obsoletos de registro          de responsabilidades.

7 – Diminuição do volume de e-mails

Sem a dependência do e-mail como método de comunicação e registro de processos internos a caixa postal tende a ficar mais vazia e disponível para contatos externos.

8 – Compreensão do “todo”

O registro dos processos permite a identificação de gargalos, tarefas repetidas e o entendimento das execuções no campo e mensuração, permitindo o planejamento de ações estratégicas.

A gestão de processos e o Trade

Implantar o BPM impacta toda a empresa e – obviamente – auxilia bastante a gestão do Trade Marketing. Confira um artigo sobre mitos e verdades da gestão de processos no Trade clicando no link em destaque.

Aproveite a visita ao blog da Trade Marketing Force e veja que produzimos dezenas de artigos sobre Trade Marketing e temas relacionados ao mercado, ao varejo e a gestão das organizações.

No site você também encontra várias videoaulas sobre tecnologia do Trade Marketing que complementam assuntos abordados nos artigos.

Siga nossas redes sociais e receba os conteúdos originais que produzimos semanalmente. Estamos presentes no Facebook, no LinkedIn e no Instagram com postagens para você se manter atualizado. Leia compartilhe com sua equipe!

Até a semana que vem!