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No post da última semana falei sobre com a automação de processos robóticos pode substituir até 50% das funções realizadas pela equipe de Trade Marketing. Se você ainda não leu esse artigo. Não perca a chance.

No final do texto eu lembro como é preciso fazer um mapeamento dos processos antes de definir o que pode ser automatizado. É uma informação bastante óbvia, mas – por incrível que pareça – um erro de gestão bastante comum no mercado é direcionar forças para uma mudança sem antes entender o status do negócio no momento.

Para evitar esse equívoco, que pode acarretar em perda de tempo e dinheiro, é preciso entender o que está sendo feito antes que qualquer mudança seja implementada. Para isso o AS-IS/TO-BE é uma ferramenta importante.

Já ouviu falar sobre ela? Saiba mais a seguir.

O que é AS-IS/TO-BE?  

Em português, AS-IS/TO-BE pode ser traduzido livremente como “Como é/Como deve ser”. Ou seja, a ferramenta deixa claro já no nome que para olhar para o futuro é preciso entender como é o presente.

O AS-IS/TO-BE são uma fase do BPM – Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios – que garante uma visão sobre o negócio.

O AS-IS é a chamada análise de processos. Ou seja, é um mapeamento de como a organização trabalha, quais são as etapas de cada atividade, quem são os responsáveis, como cada uma se relaciona com as demais, quais são os gargalos, etc.

Depois de avaliados os processos primários, de suporte e de gerenciamento vem o momento de olhar para o futuro.  

O TO-BE é o desenho de como os processos deve acontecer em uma situação ideal. É uma etapa que, com base no presente, propõe correções e melhorias. Isso inclui apontar mudanças de infraestrutura necessárias, a definição de novos fluxos de trabalho, responsáveis por tarefas, etc.   

Como colocar o AS-IS/TO-BE em prática

Para começar a mapear os processos da empresa considere que eles se dividem em três tipos:

1- Processos primários: os essenciais, também chamados de processos operacionais. São aqueles que a empresa precisa realizar para cumprir o seu papel. São os processos que geram valor para o cliente;

2- Processos de suporte: aqueles que auxiliam os processos primários e também os gerenciais;   

3- Processos de Gerenciamento: são os que controlam os demais processos. Entre eles estão o monitoramento e o controle das atividades, a mensuração de dados e a administração de modo geral.

A seguir, busque relacionar as etapas de cada um dos processos criando um mapa. A melhor forma é fazer uma representação gráfica (caixas que se conectam) o que permite uma visualização de como os processos acontecem e estão relacionados.

É importante não deixar nada de fora e – principalmente – não esquecer as interferências externas nas atividades da empresa e também quem são os responsáveis por cada parte de cada processo.

Organizações que possuem processos bem documentados têm mais facilidade para realizar esse tipo de análise, por isso é importante sempre registrar todo o que é feito na empresa.

Após mapear o presente é possível identificar claramente onde estão os pontos que requerem melhorias e, assim, começar a desenhar os processos futuros da maneira como precisam ser.

Ao final dessa análise tudo o que acontece na empresa estará mapeado e o futuro traçado para ser colocado em prática.

As vantagens do uso do AS-IS/TO-BE

A empresa que consegue analisar e mapear os seus processos ganha uma visão estratégica do próprio negócio e isso permite não só entender o dia a dia da organização como o seu lugar no mercado.

A aplicação do AS-IS/TO BE também permite uma melhor documentação dos processos, facilita a padronização e, obviamente, a implantação de melhorias necessárias para buscar resultados positivos para a organização.

Na próxima semana, dando sequência a esse tema, falaremos sobre o AS-IS/TO BE com processos sistematizados. Qual será a melhor opção?

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Até a semana que vem!

Sobre o autor
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Diretor executivo - CEO
Criador do Trade Marketing Force, o portal de gestão mais completo do mercado

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