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Você já ouviu falar de gestão de portfólio enxuto? Também chamado de gerenciamento de projetos enxutos, ou ainda pela sigla do seu nome em inglês LPM, de lean portfolio management, trata-se da aplicação de conceitos lean – em português, enxutos – na condução de projetos.

Os conceitos enxutos, por sua vez, são uma filosofia de gestão inspirada no Sistema de Produção Toyota (TPS) que basicamente prega a aplicação correta de algo de forma objetiva, na medida certa, na hora certa, evitando desperdícios. 

Lean construction, lean manufacturing e lean thinking, todos seguem essa linha de raciocínio, respectivamente, para a construção, produção e forma de pensar.

Conhecer melhor o conceito lean, e a gestão de portfólio enxuto, pode ajudar o Trade a reavaliar a maneira como o trabalho é feito e, principalmente, a entrega para o cliente. Acompanhe. 

Os cinco princípios do “enxuto”  

O termo lean começou a se espalhar no mercado após o lançamento do livro A máquina que mudou o mundo, dos americanos James Womack, Daniel Jones e Daniel Roos sobre a produção automobilística, em 1991.

Logo se percebeu que o conceito tinha várias aplicações para além da produção de carros. Ele possui cinco princípios básicos que precisam ser considerados nesta ordem: 

Valor – É preciso definir o que é valor sob a ótica do cliente. Tudo o que ele não precisa ou pelo o qual não pagaria não tem valor e, então, é desperdício. 

Fluxo de Valor – É a melhor sequência de produção/realização das atividades que geram o que o cliente considera que tem valor. Uma vez determinada, deve ser seguida.

Fluxo Contínuo – É a garantia que precisa existir de que o fluxo de valor está em prática e as entregas para o cliente são rápidas e feitas com agilidade.

Produção Puxada – Trata-se do foco contínuo nas necessidades do cliente (aquilo que ele valoriza), na hora que ele solicita.

Melhoria contínua – É a busca pela perfeição do processo, que nunca deve deixar de existir.

Já deu para relacionar alguma coisa com o seu dia a dia de trabalho? Ser enxuto significa concentrar seus esforços naquilo que realmente traz a satisfação do cliente, sem desperdiçar tempo e recursos.

A lógica da gestão de portfólio enxuto e o Trade

Para entregar mais valor com menos desperdício é preciso rever os processos. Como indicam os 5 princípios citados acima, uma gestão enxuta é organizada para funcionar com harmonia entre as áreas envolvidas, caso contrário é impossível a criação de um fluxo contínuo, muito menos pensar em perfeição.

Para que isso aconteça o papel da liderança é fundamental. Só o líder é capaz de quebrar o paradigma da maioria das empresas de que muito trabalho é valor. Os times saem fazendo e fazendo e realmente têm a sensação de quem estão sendo úteis, mas se a entrega não é relevante para o cliente, nada faz sentido.

Além disso, em um modelo ágil à uma flexibilização da liderança, que deixa de ser centralizada. Ou seja, cada departamento/área começa a ter total controle e responsabilidade sobre sua entrega.    

O primeiro passo para colocar a lógica da gestão de portfólio enxuto em prática no trabalho do Trade é identificar o que é valor para o cliente e isso passa pela avaliação de resultados e análise do trabalho que está sendo feito no momento.

Com certeza, nesse processo serão identificados pontos de melhoria, gargalos, evoluções possíveis. Essa etapa é fundamental porque a implementação de uma gestão enxuta passa por uma mudança cultural. O entendimento que o trabalho deve vir para a equipe e não a equipe ir para o trabalho. E para que isso aconteça é preciso saber com exatidão o que precisa ser feito e por que.  

O uso de ferramentas – e aqui me refiro a sistemas e também às técnicas – é importante. Por exemplo, todos os dados que são coletados ou todos os processos que são mapeados precisem ser registrados de forma segura para que possam ser analisados e servir como base para a tomada de decisões. Isso não pode ser feito em arquivos diferentes espalhados pela organização.

Já uma técnica pode ajudar uma vez identificado o valor que deve ser entregue é o uso de OKRs, o objetivos e resultados-chave – em inglês, objectives and key results.

Eles servem para informar a equipe, de forma clara, sobre quais são seus objetivos e como eles devem ser buscados com ações concretas, específicas e mensuráveis. Não resta dúvida que as equipes se envolvem mais e são mais produtivas quando sabem exatamente o que estão buscando e qual a importância disso para o negócio.

Como podem ser medidos, os OKRs acabam orientando a gestão sobre o atingimento das metas.

É óbvio que a complexidade do todo o processo da gestão de portfólio enxuto não cabe em um artigo, por isso vamos continuar a expandir esse tema – e outros relacionados a ele – nos próximos textos.

O importante nesse momento é assimilar a questão do foco no valor e não no volume de trabalho. Se você conseguir olhar para o trabalho que executa hoje por esse prisma já vai ter insights que permitem uma evolução.

Pense nisso!

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Até a semana que vem!

Sobre o autor
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Diretor executivo - CEO
Criador do Trade Marketing Force, o portal de gestão mais completo do mercado

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