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No contato diário com empresas de diversas áreas percebo que alguns equívocos se repetem com frequência não importa o segmento.

Um dos mais comuns acontece na definição dos processos do time de Trade Marketing. Se você leu meu artigo da semana passada sobre o Efeito Diderot (se não leu, clique no link quando acabar esse texto). Lá eu digo que não importa e metodologia. O mais importante é o processo, sua execução e controle.

Com isso quero dizer que qualquer que seja o método, se o processo se estabelece de maneira errada o trabalho e o controle ficam comprometidos e com isso o resultado também.

E qual o maior erro na definição de processos? O tamanho!

“Processos muito longos e complexos acabam gerando entraves e burocracia desnecessária”.

Você já deve ter ouvido falar de minimalismo, que é o nome que se dá a vários movimentos artísticos, científicos e culturais nascidos no século XX que se expressam através do uso de poucos elementos (também já falei sobre essa característica no varejo aqui no blog).

Pois bem, o “menos é mais” do minimalismo deve ser aplicar ao Trade na hora da elaboração de processos.

Por que esse erro acontece?   

De um modo geral – e isso acontece em vários aspectos da vida também – as pessoas tendem a acreditar que o complexo, o difícil, o cheio de detalhes é o melhor. Como se complexidade fosse sinônimo de qualidade ou de que houve mais esforço para que algo ficasse pronto.

Na realidade é contrário. O grande segredo da evolução de qualquer coisa é sempre realizar o mesmo trabalho ou obter o mesmo resultado (ou melhor) de forma mais simples, mais rápida, mais eficiente. 

Existe ainda a tendência a acrescentar detalhes – na grande maioria das vezes irrelevantes – em processos e produtos prontos e resolvidos com se isso fosse melhorar algo que já está pronto, concluído e funcionando.

Já percebeu como muitas marcas de cerveja valorizam o fato de os seus produtos respeitarem a Reinheitsgebot, a Lei de Pureza da Cerveja? A regulamentação alemã de 1516 estipula que cerveja se faz com apenas três ingredientes: água, malte de cevada e lúpulo.

Com isso a indústria cervejeira alemã estabeleceu um padrão de qualidade a partir do mínimo que é respeitado até hoje e usado como argumento de venda, mesmo que depois tenham surgido dezenas de maneiras de fazer cervejas diferentes.   

A Apple também tem uma história marcada pelo minimalismo mesmo quando essa palavra não era moda. Por influência de Steve Jobs, os produtos da marca sempre buscaram simplificar processos com menos botões, sistemas mais rápidos, etc.  

O problema dos processos longos      

O problema no Trade é que por estar em contato com diversas áreas e departamentos da empresa há uma tendência de centralização e criação de grandes processos únicos que deveriam ser separados.

Quando os processos são longos e complexos as pessoas envolvidas se perdem, não conseguem acompanhar os status das etapas e aí o caos se instala. Para o time de vendas é um problema fatal porque impacta diretamente no resultado.

Para quem trabalha em contato direto com o cliente também pode ser problemático. As necessidades do cliente podem ser variadas e para cada uma delas a solução pode estar em um departamento diferente. Ou seja, você tem várias procedências e várias providências possíveis.

Isso não pode estar em apenas um processo gigantesco porque não dá certo nem internamente e nem fora. Sabe que aquele caso triste que acontece quando um cliente precisa repetir seu problema várias vezes até que encontre quem vai resolver a questão? É uma falha de processo.

Antes de ciar um processo é preciso responder essas perguntas:

  • Qual a necessidade de ele existir?
  • Se ele pode ser automatizado?

Se não existir uma boa justificativa para a criação do processo, desista. Vai ser perda de tempo. Mas se ele é necessário e – principalmente – pode ser automatizado, siga essas dicas:

  1. Crie processos com poucos steps (etapas). Ele vai ser menos burocrático e mais rápido;
  2. Determine momentos para avaliar o desempenho do processo de modo que todos saibam como estão desempenhando;
  3. Deixe claro quem faz o quê e como devem ser os procedimentos em todas as etapas;
  4. Certifique-se que o time entendeu o processo e qual a sua importância.  

Avalie os processos que sua empresa possui no momento e analise se são realmente necessários e – sobretudo – se estão resolvendo os problemas de forma satisfatória ou não. É provável que existam processos com muitas etapas e pessoas confusas.

Lembre-se, menos é mais!

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Trabalhe com segurança!

Até a próxima semana.

Sobre o autor
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Diretor executivo - CEO
Criador do Trade Marketing Force, o portal de gestão mais completo do mercado

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